INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Per gli utenti della piattaforma sociale Infermieri in Famiglia
Ai sensi degli artt. 12, 13 e, ove applicabile, 14 del Regolamento (UE) 2016/679
Titolare del trattamento: Michele Santise
Codice fiscale: SNTMHL68T08A773K
Domicilio: [●]
E-mail: progetto@infermieriinfamiglia.it
Versione: 2.0
Data di efficacia: [●]
1. Ambito dell'informativa
La presente informativa descrive il trattamento dei dati personali delle persone maggiorenni che si registrano, creano un account e utilizzano la piattaforma sociale Infermieri in Famiglia.
La piattaforma è rivolta a persone interessate agli ambiti sanitario, sociosanitario, assistenziale, professionale e formativo, senza che l'iscrizione richieda la preventiva appartenenza a una specifica categoria professionale.
L'informativa si applica sia agli utenti con profilo non verificato sia agli utenti che, in un momento successivo, richiedano e completino una procedura di verifica.
Si applica inoltre, per il tempo necessario, ai dati che devono essere conservati dopo la cessazione dell'account per obblighi di legge, sicurezza, gestione di contestazioni o tutela dei diritti.
Eventuali servizi o percorsi ulteriori, separati dalla normale iscrizione al social, possono essere disciplinati da specifiche condizioni e informative quando attivati.
2. Titolare del trattamento e contatti
Il Titolare del trattamento è Michele Santise, che nella fase attuale del progetto determina le finalità e i mezzi essenziali dei trattamenti connessi alla gestione della piattaforma.
Per informazioni o per l'esercizio dei diritti in materia di protezione dei dati personali è possibile scrivere a: progetto@infermieriinfamiglia.it.
Qualora in futuro cambi il soggetto che determina le finalità e i mezzi del trattamento, gli interessati riceveranno una nuova o aggiornata informativa secondo la normativa applicabile.
L'eventuale passaggio a una società o ad altro soggetto non è automatico e sarà valutato sulla base dell'effettiva organizzazione dei trattamenti.
3. Categorie di dati trattati
In funzione delle attività effettivamente svolte dall'utente e delle funzioni utilizzate, possono essere trattate le seguenti categorie di dati:
- dati di registrazione e account: nome, cognome, indirizzo e-mail, credenziali, conferma della maggiore età e altri dati strettamente necessari alla creazione e gestione dell'account;
- dati del profilo: presentazione personale, interessi, esperienza, attività, territorio, recapiti o altre informazioni che l'utente sceglie di inserire, nei limiti consentiti dalla piattaforma;
- fotografia del profilo: se caricata volontariamente;
- contenuti e interazioni: post, articoli, commenti, partecipazione a gruppi, messaggi e altri contenuti pubblicati o trasmessi tramite le funzioni disponibili;
- dati tecnici e di sicurezza: indirizzo IP, log di accesso, data e ora, identificativi dell'account, eventi di sicurezza, versione del Regolamento accettata ed evidenza della presa visione dell'informativa;
- dati relativi alla moderazione e gestione della community: segnalazioni, reclami, contestazioni, provvedimenti, richieste di riesame ed eventuali evidenze di contenuti rimossi;
- dati e documenti di verifica: soltanto se l'utente richiede o deve completare una specifica procedura di verifica: documento di identità, titoli, qualifiche, iscrizioni a Ordini, Albi o registri, attestazioni formative e altri elementi pertinenti alla verifica richiesta.
4. Profilo non verificato e profilo verificato
4.1 Profilo non verificato
La normale registrazione alla piattaforma comporta la creazione di un profilo non verificato, salvo che sia successivamente completata una specifica procedura di verifica.
Per un profilo non verificato, il Gestore non ha controllato documentalmente le qualifiche professionali, i titoli di studio, le abilitazioni, le iscrizioni ad Albi o Ordini, le competenze, le esperienze o le altre informazioni eventualmente dichiarate dall'utente.
Tali informazioni sono fornite dall'utente sotto la propria responsabilità e non devono essere interpretate come certificate o garantite da Infermieri in Famiglia.
4.2 Profilo verificato
L'utente può successivamente accedere, quando disponibile, a una procedura di verifica.
I dati e i documenti raccolti in tale fase sono utilizzati esclusivamente per effettuare i controlli previsti dalla procedura e per documentarne l'esito.
La dicitura o il badge "Profilo verificato" indica esclusivamente che, alla data del controllo, sono stati verificati gli specifici elementi previsti dalla procedura.
Non costituisce certificazione generale della persona, attestazione della qualità delle sue attività, raccomandazione o garanzia permanente sul mantenimento dei requisiti.
5. Dati che non devono essere inseriti nella piattaforma
La piattaforma non è destinata alla raccolta o alla gestione di dati relativi alla salute di assistiti, familiari, caregiver o altri terzi.
Gli utenti non devono utilizzare profili, blog, gruppi, messaggi o altri spazi della piattaforma come archivio clinico o canale per la gestione di documentazione sanitaria.
In particolare, non devono essere inseriti:
- dati sanitari, diagnosi, terapie o informazioni cliniche riferibili a terzi;
- referti, prescrizioni, cartelle, certificati sanitari o screenshot di documenti clinici;
- fotografie, video, registrazioni audio, conversazioni o altri materiali riferibili ad assistiti o caregiver;
- casi clinici riconoscibili anche indirettamente, compresi materiali apparentemente anonimizzati quando la persona possa essere ragionevolmente identificata.
Qualora tali informazioni siano inserite in violazione delle regole della piattaforma, il Gestore può limitarne immediatamente la visibilità e procedere alla rimozione, conservando esclusivamente le evidenze strettamente necessarie per obblighi di legge, sicurezza, gestione della contestazione o tutela dei diritti.
6. Verifica dell'identità, dei titoli e dei requisiti
La verifica documentale non è una condizione generale per iscriversi al social.
È un trattamento successivo e distinto, attivato quando l'utente richiede lo status di profilo verificato, quando una specifica funzione lo richiede oppure quando sia necessario verificare una segnalazione o un'informazione potenzialmente ingannevole.
Il Titolare applica il principio di minimizzazione e richiede esclusivamente i dati ragionevolmente necessari al controllo.
Quando possibile, privilegia la consultazione di fonti pubbliche attendibili o la conservazione dell'esito della verifica, evitando di conservare copie integrali dei documenti più a lungo del necessario.
L'utente è tenuto a comunicare eventuali variazioni rilevanti delle informazioni precedentemente verificate.
Il Gestore può effettuare nuove verifiche quando ciò sia necessario o ragionevolmente opportuno.
7. Finalità e basi giuridiche
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Registrazione, creazione e gestione dell'account | Esecuzione del rapporto con l'utente - art. 6, par. 1, lett. b GDPR |
| Gestione delle funzioni social e della community | Esecuzione del rapporto - art. 6, par. 1, lett. b GDPR |
| Verifica successiva dell'identità, dei titoli e dei requisiti | Esecuzione della richiesta dell'utente e, quando applicabile, legittimo interesse alla sicurezza e affidabilità della piattaforma - art. 6, par. 1, lett. b e f GDPR |
| Pubblicazione dei dati scelti dall'utente nel profilo | Esecuzione del rapporto e scelta dell'utente - art. 6, par. 1, lett. b GDPR |
| Gestione di sicurezza, prevenzione abusi, log e protezione degli account | Legittimo interesse - art. 6, par. 1, lett. f GDPR |
| Moderazione, segnalazioni, reclami, sospensioni e tutela dei diritti | Legittimo interesse e, quando applicabile, obblighi di legge - art. 6, par. 1, lett. c e f GDPR |
| Adempimenti normativi e richieste delle autorità | Obbligo legale - art. 6, par. 1, lett. c GDPR |
| Comunicazioni promozionali o commerciali via e-mail | Consenso - art. 6, par. 1, lett. a GDPR |
8. Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento
I dati indispensabili alla creazione e gestione dell'account devono essere forniti per utilizzare la piattaforma.
Il mancato conferimento dei dati necessari impedisce o rende impossibile l'attivazione o il mantenimento dell'account.
I documenti e le informazioni richiesti per ottenere lo status di profilo verificato non sono necessari alla normale iscrizione al social, ma il loro mancato conferimento impedisce di completare la procedura di verifica o di utilizzare le eventuali funzioni riservate ai profili verificati.
La fotografia e gli altri dati del profilo non necessari sono facoltativi.
Il mancato conferimento non impedisce l'uso delle funzioni di base, salvo che il dato sia indispensabile per una funzione specificamente richiesta.
L'eventuale consenso per comunicazioni promozionali o informative ulteriori è giuridicamente distinto dai trattamenti necessari alla gestione dell'account, deve essere documentabile e può essere revocato in qualsiasi momento.
La revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
9. Visibilità del profilo, fotografia e indicizzazione
La visibilità del profilo e delle singole informazioni dipende dalle funzioni e dalle impostazioni tecniche effettivamente rese disponibili dalla piattaforma.
Il Gestore informa gli utenti, nei modi appropriati, quando una determinata informazione è destinata a essere visibile ad altri utenti o al pubblico.
La fotografia del profilo è facoltativa. L'utente che decide di caricarla ne consente la visualizzazione secondo le impostazioni della piattaforma e può chiederne la rimozione.
Il presente documento non attribuisce automaticamente ai profili verificati o non verificati uno specifico regime di indicizzazione sui motori di ricerca.
Qualora la configurazione tecnica consenta o determini l'indicizzazione pubblica dei profili o di determinate informazioni, l'informativa sarà coordinata con tale configurazione e l'utente sarà informato in modo trasparente.
Eventuali utilizzi della fotografia o dei dati del profilo per campagne pubblicitarie, testimonianze, brochure o altri impieghi ulteriori rispetto alla normale presenza sulla piattaforma richiedono una base giuridica distinta e, ove necessario, uno specifico consenso.
10. Contenuti, gruppi e interazioni
I contenuti pubblicati o inviati dagli utenti possono contenere dati personali dell'autore e, nei limiti consentiti, riferimenti ad altri utenti.
Ogni utente è tenuto a pubblicare soltanto contenuti leciti e pertinenti e a non inserire dati di terzi senza un idoneo presupposto giuridico.
I dati presenti in post, commenti, gruppi o discussioni sono trattati per consentire il funzionamento delle relative funzioni e per garantire moderazione, sicurezza e rispetto del Regolamento.
La piattaforma non deve essere utilizzata per scambiare documentazione clinica o dati sanitari riferibili a terzi.
11. Moderazione, segnalazioni e reclami
In caso di segnalazioni, reclami o verifiche possono essere trattati i dati del segnalante, del soggetto segnalato, il contenuto contestato, eventuali allegati, osservazioni, decisioni e richieste di riesame.
L'identità del segnalante è trattata con accesso limitato e non viene resa pubblica.
Non può tuttavia essere garantito un anonimato assoluto quando la comunicazione sia imposta dalla legge, richiesta da un'autorità competente o strettamente necessaria per la tutela dei diritti delle parti.
Le decisioni relative a rimozione di contenuti, limitazioni, revoca dello stato di profilo verificato, sospensioni o esclusioni sono gestite secondo il Regolamento della piattaforma e prevedono, nei casi applicabili, un intervento umano.
12. Comunicazioni via e-mail e follow-up sul progetto
Le comunicazioni necessarie alla gestione dell'account, alla sicurezza, alle verifiche, alle modifiche del Regolamento, alle richieste dell'utente e al funzionamento della piattaforma sono inviate nell'ambito del rapporto di utilizzo e non richiedono un consenso marketing.
In fase di registrazione può essere richiesto uno specifico consenso per ricevere via e-mail aggiornamenti, approfondimenti relativi al progetto Infermieri in Famiglia, informazioni su iniziative, opportunità e servizi collegati.
Quando tali comunicazioni hanno natura promozionale o commerciale, il trattamento si fonda sul consenso preventivo dell'interessato e deve essere gestito separatamente dai trattamenti necessari al funzionamento del social.
Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento tramite il link presente nelle comunicazioni, quando disponibile, oppure scrivendo al Titolare.
L'eventuale percorso di follow-up più strutturato sul progetto potrà essere richiesto nuovamente attraverso uno specifico modulo e sarà accompagnato dalle informazioni privacy pertinenti.
13. Modalità del trattamento e sicurezza
I dati sono trattati prevalentemente con strumenti informatici.
Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio secondo i principi di privacy by design e by default.
In particolare:
- gli accessi sono attribuiti in funzione delle necessità operative;
- la documentazione eventualmente acquisita per le verifiche è mantenuta, ove tecnicamente possibile, separata dai dati ordinari del profilo;
- sono adottate misure per la protezione della trasmissione, dell'archiviazione, dei backup e degli eventi di sicurezza;
- i soggetti che operano sotto l'autorità del Titolare sono autorizzati e istruiti nei limiti delle rispettive mansioni.
14. Destinatari e responsabili del trattamento
I dati possono essere trattati, nei limiti necessari, da fornitori che supportano il funzionamento del sito e della piattaforma, quali servizi di hosting, piattaforma community, posta elettronica, cloud, assistenza tecnica, newsletter, videoconferenza, sicurezza informatica e sistemi di backup.
Tali soggetti sono nominati responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR quando ricorrono i relativi presupposti.
I dati possono inoltre essere comunicati a consulenti, professionisti, autorità o altri soggetti quando ciò sia necessario per obblighi di legge o tutela dei diritti.
Alcuni soggetti possono operare come titolari autonomi per i trattamenti di propria competenza.
I dati che l'utente sceglie di rendere visibili nel proprio profilo sono accessibili secondo le impostazioni della piattaforma e possono essere consultati da altri utenti o, quando previsto dalla configurazione tecnica, anche da terzi.
15. Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo
Alcuni fornitori digitali o relativi subfornitori potrebbero trattare dati in Paesi esterni allo Spazio economico europeo.
In tali casi il Titolare verifica, per quanto di propria competenza, l'esistenza di una decisione di adeguatezza o di garanzie appropriate previste dagli artt. 44 e seguenti del GDPR, quali clausole contrattuali standard o altri strumenti applicabili.
Le informazioni sui principali fornitori e sui relativi meccanismi di trasferimento saranno aggiornate in funzione dei servizi effettivamente utilizzati.
L'utente può chiedere ulteriori informazioni al Titolare.
16. Tempi di conservazione
I dati sono conservati per periodi proporzionati alle finalità per cui sono raccolti.
I criteri indicati di seguito costituiscono riferimenti operativi e possono essere adattati quando una diversa conservazione sia necessaria per obblighi di legge, sicurezza o tutela dei diritti.
| Categoria di dati | Criterio di conservazione |
|---|---|
| Dati dell'account | Per la durata dell'account e per il tempo successivamente necessario agli adempimenti applicabili |
| Dati del profilo | Fino alla modifica, cancellazione o chiusura dell'account |
| Documenti di verifica | Per il tempo strettamente necessario alla verifica e agli eventuali controlli successivi |
| Esito della verifica | Per la durata dello status verificato e per il periodo necessario a documentare il controllo effettuato |
| Log tecnici e di sicurezza | Per il periodo proporzionato alle esigenze di sicurezza, prevenzione degli abusi e tutela dei diritti |
| Segnalazioni e reclami | Per il tempo necessario alla gestione e all'eventuale tutela dei diritti |
| Consensi per comunicazioni | Fino alla revoca, conservando successivamente la prova nei limiti necessari a dimostrare la liceità del trattamento |
| Backup | Secondo i cicli tecnici di sovrascrittura e sicurezza applicati dai sistemi e dai fornitori |
17. Decisioni automatizzate
Non sono previsti processi decisionali basati unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull'utente.
Le decisioni relative a verifica, moderazione, sospensione o esclusione prevedono un intervento umano.
18. Utenti minorenni
La piattaforma Infermieri in Famiglia è riservata a persone che abbiano compiuto 18 anni.
Non è prevista l'iscrizione di minori.
19. Diritti dell'interessato
Nei casi previsti dal GDPR, l'interessato può esercitare i diritti di:
- accesso;
- rettifica;
- cancellazione;
- limitazione del trattamento;
- portabilità;
- opposizione;
- revoca del consenso.
La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
Le richieste possono essere inviate a: progetto@infermieriinfamiglia.it.
Il Titolare risponde nei termini previsti dall'art. 12 GDPR, di regola entro un mese, salvo le proroghe consentite nei casi di particolare complessità.
Quando necessario, può essere richiesta un'ulteriore verifica dell'identità del richiedente.
Per i trattamenti fondati sul legittimo interesse, l'interessato può opporsi per motivi connessi alla propria situazione particolare nei casi previsti dall'art. 21 GDPR.
20. Reclamo al Garante
L'interessato ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o di rivolgersi all'autorità giudiziaria secondo le modalità previste dalla normativa vigente.
21. Cookie e altri strumenti di tracciamento
Le informazioni relative ai cookie e agli altri strumenti di tracciamento utilizzati sul sito sono contenute nella Cookie Policy.
I cookie e gli strumenti non strettamente necessari sono utilizzati soltanto alle condizioni previste dalla normativa applicabile e, quando richiesto, previa acquisizione di un consenso libero, informato, specifico e revocabile.
22. Violazioni dei dati personali (data breach)
Il Titolare adotta procedure interne per la gestione delle violazioni di dati personali.
Quando ricorrono le condizioni previste dagli artt. 33 e 34 GDPR, la violazione viene notificata al Garante e, nei casi previsti, comunicata agli interessati.
Gli utenti sono invitati a segnalare tempestivamente al Gestore eventuali accessi abusivi, perdita delle credenziali o incidenti che possano coinvolgere dati personali.
23. Aggiornamenti dell'informativa
La presente informativa può essere aggiornata in conseguenza di modifiche normative, organizzative, tecniche o delle funzioni della piattaforma.
La versione vigente, con numero di versione e data di efficacia, è resa disponibile sulla piattaforma.
In caso di modifiche rilevanti per gli utenti, il Titolare adotta modalità di comunicazione adeguate.
24. Presa visione e consensi
Prima della registrazione l'utente deve poter consultare la presente informativa.
La piattaforma può registrare la versione resa disponibile e l'evento di presa visione.
La presa visione dell'informativa non equivale al consenso per i trattamenti necessari alla gestione dell'account.
Gli eventuali consensi richiesti per finalità ulteriori, come l'invio di comunicazioni promozionali via e-mail, devono essere identificabili e documentabili e possono essere revocati in qualsiasi momento.
25. Riferimenti normativi principali
Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), in particolare artt. 5, 6, 7, 12-14, 15-22, 24-25, 28, 32-35 e 44 e seguenti.
D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, come modificato, in particolare art. 130 per le comunicazioni promozionali tramite posta elettronica.
Linee guida del Garante per la protezione dei dati personali sui cookie e altri strumenti di tracciamento del 10 giugno 2021, ove applicabili.
La presente informativa deve essere coordinata con il Regolamento di iscrizione e utilizzo della piattaforma e con le configurazioni tecniche effettivamente applicate.
Prima della pubblicazione definitiva devono essere verificati i fornitori realmente utilizzati, i relativi ruoli privacy, i trasferimenti internazionali, i tempi tecnici di conservazione, la configurazione dei cookie e le effettive modalità di visibilità o indicizzazione dei profili.
